使用文件夹整理邮件

平均每个人每天收到超过 100 条消息。如果您只是浏览这些消息并留下它们，它们很快就会使您的主收件箱变得混乱。但是，如果您花时间将邮件组织到文件夹系统中，那么您以后筛选收件箱的时间就会少得多。
使用文件夹组织邮件是您可以使用的最佳 Outlook 技巧之一，因为它可以帮助您对邮件进行排序并清除不必要的混乱。建立这些文件夹后，您甚至可以设置规则来自定义 Outlook并对邮件进行排序。
要在 Outlook 中创建文件夹：
在“邮件”的左侧窗格中，右键单击要添加文件夹的位置，然后选择“新建文件夹”。
在“名称”框中，输入文件夹的名称。
按Enter键。

2.利用内置任务列表清除消息
我们中的许多人使用收件箱来跟踪需要我们执行某些操作的消息，例如创建文档、签署报告或生成电子表格。Outlook 的另一个最佳提示和技巧并不涉及收件箱本身，而是利用内置的待办事项列表，这样您就不必保留收件箱中的每封邮件。
去做这个：
将电子邮件拖放到 Outlook 的任务列表图标上。
如果需要，设置截止日期并添加提醒消息。
保存任务。
现在，您只需查看任务列表即可了解在某一天需要完成哪些事情，而不必在收件箱中塞满消息。

3.使用重点收件箱
杂乱的收件箱会给任何人带来压力。然而，有时我们需要快速检查特定消息并立即回到正题。如果您使用重点收件箱，则可以更轻松地做到这一点。
要设置您的重点收件箱：
打开客户端应用程序。
选择“视图”选项卡。
单击“显示重点收件箱”。
💡 注意：这仅适用于 Microsoft 365、Exchange 和 Outlook.com 帐户。
设置重点收件箱后，您可以指定哪些邮件进入重点收件箱，哪些邮件保留在其他选项中。而且，当您指定将哪些邮件发送到何处时，Outlook 会了解您想要邮件的位置并开始为您完成工作。 使用清理工具删除重复的消息
您是否曾经遇到过同一对话但来自不同人的不同线程？Outlook 的清理工具旨在帮助您删除重复的邮件并只需单击几下即可简化收件箱。之后，您将得到一个干净的 Outlook 收件箱，导航起来更加容易。
去做这个：
打开电子邮件客户端并转到您的收件箱。
单击清理按钮。
从下拉菜单中选择清理文件夹。
出现弹出窗口时，再次按清理文件夹进行确认。 阻止来自垃圾邮件发件人的电子邮件
即使是最有条理的收件箱，垃圾邮件也可能很快占据主导地位。这就是为什么最好的 Outlook 技巧之一是根据发件人阻止电子邮件。这可以让您从一开始就阻止某些垃圾邮件进入您的收件箱。
要在 Outlook 桌面客户端中阻止不受欢迎的发件人：
从“主页”选项卡中，选择“垃圾”。
从这里，选择垃圾邮件选项。
找到并单击显示“阻止的发件人”的选项卡。
按添加。
输入您想要阻止的电子邮件地址。
按确定。
单击“应用”保存阻止的地址并按“确定”。 设置过滤规则
Outlook 过滤规则本质上是您插入 Outlook 的操作。然后，每次满足您指定的条件时，Outlook 都会自动执行这些操作。这些规则可以帮助您删除垃圾邮件、对电子邮件进行排序，甚至将特定邮件标记为已读，以便您知道要忽略它们。
设置 Outlook 规则：
启动 Outlook。
移至“主页”选项卡。
单击规则按钮。
单击创建规则。
指定规则所需的条件。
单击“确定”。
这确实可以节省您的时间，因为它会自动为您执行任务。但是，过滤规则并不特定于 Outlook 提示。事实上，它也是最好的 Gmail 提示之一，更不用说它是 Clean Email 应用程序提供的功能。
使用 Outlook Web App 的提示
Outlook Web 应用程序的工作方式与许多工作场所提供的 Microsoft Outlook 电子邮件客户端略有不同。这意味着上面提到的一些 Outlook 提示不太适用于 Outlook Web 应用程序。但不用担心，我们还有大量适用于 Web 应用程序的 Outlook 邮件提示！ 标记要跟进的电子邮件
有时，很难找到特定的消息。如果您遇到此问题，那么标记邮件可能是最适合您的 Outlook 提示之一。
您可以通过将光标移到任何消息上并单击标记图标来标记任何消息。此外，您可以通过选择全部邮件，然后按顶部栏中的更多→标记来标记多条邮件。标记邮件后，您可以过滤收件箱以仅显示标记的邮件。 制定规则
就像 Outlook 桌面应用程序一样，您可以在 Outlook Web 应用程序中为收件箱设置规则。这些规则有助于对邮件进行排序，甚至删除您不需要的邮件。
去做这个：
通过https://outlook.live.com/登录您的收件箱。
单击“设置”→“查看所有 Outlook 设置”。
选择最左侧的“邮件” ，然后选择“规则”。
单击添加新规则按钮，然后对触发规则的条件以及规则将采取的操作进行编程。